Blog Roronoa Zoro

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Organização pessoal Estamos sempre tomando decisões sobre como administrar melhor a forma de dispor do nosso tempo. E também nos deparando com as conseqüências dessas decisões. Muitas vezes não gostamos delas em virtude da lacuna entre a maneira como usamos nosso tempo e o que acreditamos ser realmente importante em nossas vidas. Tudo isso porque somos regidos por duas forças poderosas:O RELÓGIO, que representa os compromissos, as reuniões, os horários, as metas e as atividades (como GERENCIAMOS nosso tempo) e a BÚSSOLA, que representa nossa visão, valores, princípios, missão, consciência e direção (como CONDUZIMOS nossa vida em direção ao que é importante). A agenda auxiliando a organização Se quiser ter sua vida e seu tempo sob controle, você precisa ser organizado. Ninguém nasce organizado, mas esta é uma habilidade que qualquer um pode adquirir. É só ter uma atitude pró-ativa e decidir começar. O resto é fácil, pode acreditar. Qualquer pessoa que pretenda ser organizada e ter seu tempo e sua vida sob controle precisa indiscutivelmente de uma agenda. Entenda-se por agenda qualquer tipo de organizador pessoal: PDAs, Outlook, agendas de papel, etc. É aí que tudo começa. Quando nos referimos a agenda, não estamos falando apenas de um lugar para anotar seus compromissos e registrar os telefones de seus contatos. A agenda é muito mais que isto. Ela pode ajudá-lo a: * Lembrar-se de tarefas futuras. * Anotar compromissos. * Escrever listas de coisas a fazer. * Planejar sua semana. * Planejar seu dia. * Anotar prazos importantes. * Controlar tarefas com prazos determinados. * Registrar idéias e acompanhar projetos. * Lembrar-se de eventos recorrentes como datas especiais e aniversários, compromissos semanais ou mensais, etc. * Registrar e guardar números de telefone e endereços. * Armazenar informações pessoais como números de documentos, contas bancárias, códigos, senhas, etc. * Programar atividades recorrentes como reuniões com colaboradores, operações de backup de dados, organização ou limpeza semanal da sua área de trabalho. * Organizar atividades com base em suas metas e objetivos. * Desenvolver mapas mentais. Enfim, tudo aquilo que possa ser importante para que você tenha seu tempo e sua vida sob controle. Claro que existem outros fatores que podem influenciar na sua organização e você terá todos eles relacionados neste site, mas a agenda é a ferramenta mais importante que você tem à sua disposição. Ela é o seu guia, o seu mapa, a certeza de poder sempre voltar ao seu "porto seguro". Lembre-se que a informação e o conhecimento só têm valor quando podem ser resgatados de forma rápida e segura, na hora que você precisa. Quer um exemplo simples? De que adianta você conhecer várias pessoas influentes, que poderiam ajudá-lo numa situação de emergência, se não tiver seus telefones ou não souber como encontrá-las no momento que precisar? Confiar na memória é o maior erro que podemos cometer no que diz respeito a se organizar. Na verdade, as pessoas deveriam se esquecer de lembrar das coisas. Isto pode soar um pouco estranho, mas o ritmo de trabalho e a quantidade de informações que temos que processar nos dias de hoje, fazem com que seja impraticável utilizarmos a técnica da memória para administrarmos nossa vida. Registrar no lugar certo e poder acessar estas informações na hora que precisamos é sem dúvida o caminho mais fácil e eficiente a seguir, se quisermos realmente nos organizar. Quando perguntavam a Albert Einstein porque ele não lembrava o número do próprio telefone ele dizia “Para que, se posso encontrá-lo na lista telefônica a hora que precisar”. Uma outra coisa muito importante e que pode ser fundamental para determinar o seu grau de produtividade e tranqüilidade pessoal é: Pediu para alguém fazer uma tarefa importante para você? É possível que essa pessoa se esqueça, comprometendo o seu projeto. Para garantir que o trabalho seja feito, agende para poder acompanhar ou cobrar a tempo, se for necessário. Acabou de combinar uma mudança num trabalho? Agende imediatamente. Passou pela sua cabeça que você talvez não esteja dando a atenção necessária a seu filho ou parceiro (a)? Agende imediatamente uma ação para consertar isto, (a compra de um ingresso, envio de flores, etc). Dica OZ! Melhorar um procedimento desorganizado para outro mais organizado pode fazer muita diferença. Com uma simples mudança de atitude você pode modificar hábitos, e aperfeiçoar uma, duas ou até três horas no seu dia de trabalho, ganhando mais tempo para coisas importantes para você e melhorando sua qualidade de vida. Qual é a melhor agenda para você? Você já sabe que ela é uma ferramenta fundamental no processo de organização do tempo e das tarefas. Agora é hora de descobrir qual é o tipo de agenda mais adequado para você. Há alguns pontos que precisam ser analisados. Você é do tipo de pessoa que gosta de escrever no papel e se sente mais seguro assim? Trabalha com computador, mas não tem acesso a ele na maior parte do dia? Ou não tem afinidade com a tecnologia eletrônica, acha que não tem tempo de aprender ou não gosta dos aparentemente "complicados" computadores de mão, os PDAs (personal digital assistant)? Apesar de pensarmos que o uso de Computadores de mão é uma tendência irreversível e que eles deverão em pouco tempo se tornar uma ferramenta de trabalho como o computador é hoje, respeitamos a opinião de quem prefere as agenda convencionais. á à disposição no mercado uma grande variedade de modelos de agendas e organizadores de papel, dos mais simples aos mais completos e sofisticados. A escolha é muito importante, então opte por um modelo que lhe agrade pelo visual, que tenha um tamanho adequado à sua maneira de escrever e que possua espaço suficiente para os tipos de anotações e controles de que precisa. Não economize tempo nem dinheiro (só se possível) nesta hora. A agenda deve ser sua companheira inseparável - só assim ela realmente lhe será útil - e ninguém gosta de ficar muito tempo ao lado de alguém ou de algo de que não gosta, não é verdade? Mas já se você é daqueles que gostam de equipamentos eletrônicos e têm aumentado a percepção da utilidade dos chamados computadores de mão, talvez seja a hora de comprar um, ou fazer um upgrade em seu modelo antigo, entrando definitivamente num mundo novo, antenado, conectado e acima de tudo, organizado. Se for comprar seu primeiro palm, comece pelo Zire 21, o mais simples e barato computador de mão disponível no Brasil. Ele é um equipamento bastante poderoso e vantajoso para quem quer se organizar sem gastar muito. Lista de Tarefas (to do list) A grande maioria das pessoas utiliza suas agendas para marcar compromissos, datas importantes e fazer algumas anotações, mas e as atividades que não tem horário certo ou data definida? Como tê-las sob controle? Você pode manter listas de coisas a fazer, criando registro de suas tarefas num único local de fácil consulta e acompanhamento. Para que isto funcione adequadamente, alguns cuidados devem ser tomados. Há tarefas importantes, que se deixadas numa lista genérica, junto com outras atividades menos importantes, correm o risco de serem esquecidas ou não realizadas a tempo. Ao simplesmente anotá-las, você fica momentaneamente aliviado pois tem a sensação de que o assunto está resolvido, ou pelo menos sob controle. Existe ainda o risco de esta lista crescer cada vez mais até ficar impossível de ser gerenciada. Como fazer então? Sugiro um método simples e muito fácil de ser aplicado baseado na criação de listas básicas: Lista de Tarefas Pontuais Esta é sua lista diária de coisas a fazer. Toda tarefa que se seja possível de ser executada no dia agendado, é uma tarefa pontual e deve ser anotada nesta lista. Por exemplo: - Telefonar para um cliente ou um amigo. - Enviar um email . - Cobrar a resposta de um trabalho delegado . - Mandar comprar um ingresso para o teatro. - Iniciar um planejamento. - Efetuar o pagamento de uma conta. - Fazer um feedback a um colaborador. - Providenciar os preparativos para uma reunião. - Comprar um presente para os filhos. Anote tudo que vier à sua cabeça e que terá de ser lembrado. Mas anote no lugar certo, donde a informação lhe será apresentada quando for necessário. Este é um dos mais saudáveis hábitos que podem ser adquiridos por qualquer pessoa que queira se manter organizada. Atenção! Não confie na sua memória! Fazendo isto, você estará arriscando comprometer sua produtividade no trabalho e às vezes até um relacionamento (experimente esquecer a data de aniversário de seu casamento por exemplo). A quantidade de tarefas e o volume de informações cada vez maiores que somos obrigados a lidar em nosso dia-a-dia fazem com que nos esqueçamos, muitas vezes, de cultivar nossos relacionamentos da forma que gostaríamos. A qualidade e o sucesso destes relacionamentos dependem, às vezes, de alguns simples, porém valiosos gestos. Por exemplo, experimente colocar na sua lista: - Ligar hoje na hora do almoço para minha esposa(o) ou namorada(o) só para dar um oi. - Ligar terça-feira para aquele amigo que não vejo há tempos. - Mandar a secretária comprar flores e enviar para minha mãe agradecendo o jantar da semana passada. - Enviar um email a um colega ou colaborador, elogiando um trabalho bem feito por ele. - Pedir para a secretária ligar para alguns amigos marcando um encontro na próxima semana. Veja que, sejam suas tarefas pontuais simples ou complexas, elas precisam ser bem gerenciadas, caso contrário, provavelmente ficarão vagando em sua cabeça, causando aquela sensação constante de que alguma coisa não foi feita e gerando um nível de estresse desnecessário e até perigoso. Lista de Tarefas Recorrentes Esta é sua lista permanente de coisas a fazer. São atividades, às vezes rotineiras e recorrentes, que normalmente não precisam ser agendadas, pois não tem a característica de serem realizadas num único dia. Se por exemplo, eu tenho uma lista de compras de farmácia, eu posso anotar nesta lista, diariamente, conforme for lembrando, tudo o que precisa ser comprado, assim, quando eu puder passar numa farmácia ou for fazer um pedido de entrega, acesso a lista em minha agenda e não corro o risco de esquecer de nada. Outros exemplos de Listas Recorrentes ou Permanentes: - Interesse Cultural (indicação de filmes, shows e CDs interessantes. - Assuntos para a próxima reunião com o gerente da Filial. - Assuntos a despachar com minha secretária. - Compras e coisas a fazer na próxima vez que for ao Shopping. - Idéias para o novo projeto. - Assuntos para falar com o Contador ou Advogado. - Sites a visitar ou downloads interessantes a fazer. Crie o hábito de utilizar e gerenciar Listas de Tarefas. Sua produtividade e sua performance em todas as áreas da sua vida vão dar um salto significativo. Experimente. Você vai se sentir muito mais aliviado. Retirado do site OZ Escrito por Escrito por Jhol às 09h37 [ ] [ envie esta mensagem ] [ link ]